Zásady ochrany osobních údajů
KnowYourData s.r.o.
Společnost KnowYourData s.r.o. („KnowYourData", „my", „nás" nebo „naše společnost") respektuje Vaše soukromí a zavazuje se zpracovávat osobní údaje odpovědně, transparentně a v souladu s příslušnými právními předpisy na ochranu osobních údajů, včetně obecného nařízení o ochraně osobních údajů (GDPR). Účelem těchto Zásad ochrany osobních údajů je vysvětlit, jak shromažďujeme, používáme, uchováváme, sdílíme a jinak zpracováváme osobní údaje v souvislosti s našimi webovými stránkami, naší komunikací s potenciálními i stávajícími klienty, našimi obchodními vztahy, náborovými aktivitami, a našimi softwarovými produkty a službami využívajícími umělou inteligenci. Osobními údaji se rozumí veškeré informace o identifikované nebo identifikovatelné fyzické osobě.
1. Kdo jsme
KnowYourData vyvíjí a poskytuje softwarová řešení využívající umělou inteligenci, včetně zakázkových podnikových AI systémů, nástrojů pro zpracování dat, platforem pro analýzu dokumentů a souvisejících profesionálních služeb pro firmy a instituce. V závislosti na konkrétním kontextu může KnowYourData vystupovat buď jako: • správce osobních údajů, pokud sama určuje účely a prostředky zpracování osobních údajů, například v souvislosti s naším webem, marketingem, náborem a obchodní komunikací; nebo • zpracovatel osobních údajů, pokud zpracováváme osobní údaje jménem našich klientů na základě samostatné smlouvy o zpracování osobních údajů. Tyto Zásady ochrany osobních údajů se vztahují především na situace, kdy KnowYourData vystupuje jako správce osobních údajů.
2. Kategorie subjektů údajů
Můžeme zpracovávat osobní údaje týkající se: • návštěvníků našich webových stránek, • osob, které nás kontaktují prostřednictvím formulářů, e-mailu, telefonu nebo sociálních sítí, • zástupců našich klientů, partnerů, dodavatelů a dalších obchodních kontaktů, • uživatelů našich produktů a služeb, pokud je to relevantní, • a uchazečů o zaměstnání.
3. Jaké osobní údaje shromažďujeme
A. Informace, které nám poskytujete Můžeme shromažďovat osobní údaje, které nám dobrovolně poskytnete, například: jméno a příjmení, název společnosti, pracovní pozici, e-mailovou adresu, telefonní číslo, fakturační nebo smluvní údaje, obsah Vaší poptávky nebo zprávy, informace uvedené ve formulářích, a jakékoli další informace, které se rozhodnete nám poskytnout. Pokud se ucházíte o pracovní pozici v naší společnosti, můžeme dále zpracovávat informace obsažené ve Vašich podkladech, například: životopis, pracovní zkušenosti, vzdělání, kvalifikaci, portfolio nebo ukázky práce, a další informace relevantní pro náborový proces. B. Informace, které shromažďujeme automaticky Při používání našich webových stránek můžeme automaticky shromažďovat některé technické a provozní údaje, například: IP adresu, typ a verzi prohlížeče, typ zařízení, operační systém, odkazující URL, navštívené stránky, datum a čas přístupu, přibližnou polohu odvozenou z IP adresy, a základní analytické údaje o interakcích s našimi webovými stránkami. Nezískáváme obsah Vaší soukromé komunikace ani údaje o Vašem prohlížení mimo naše webové stránky, ledaže je to výslovně uvedeno a právně odůvodněno. C. Cookies a podobné technologie Můžeme používat cookies a podobné technologie za účelem zajištění řádného fungování a zabezpečení webových stránek, zapamatování uživatelských preferencí, měření návštěvnosti a používání webu, zlepšování výkonu webových stránek, a tam, kde je to vyžadováno, podpory marketingových a remarketingových aktivit.
4. Jak osobní údaje používáme
A. Komunikace a obchodní vztahy — Osobní údaje používáme k tomu, abychom odpovídali na dotazy, sjednávali schůzky, produktové ukázky a obchodní jednání, spravovali vztahy s klienty, partnery a dodavateli, vyjednávali, uzavírali a plnili smlouvy, a poskytovali zákaznickou podporu. B. Provoz a zlepšování webových stránek — Technické a provozní údaje používáme k tomu, abychom zajistili funkčnost webových stránek, udržovali bezpečnost, odhalovali zneužití nebo škodlivou činnost, analyzovali návštěvnost webu, zlepšovali uživatelskou zkušenost, a optimalizovali obsah a výkon. C. Marketing a rozvoj obchodních aktivit — Pokud to právní předpisy umožňují, můžeme zpracovávat kontaktní údaje a údaje o interakcích za účelem zasílání informací o našich službách, sdílení novinek, pozvánek nebo relevantních poznatků, měření efektivity kampaní, a rozvoje B2B obchodních aktivit. Tam, kde je to vyžadováno, si před zasíláním marketingových sdělení vyžádáme Váš souhlas. Odběr těchto sdělení můžete kdykoli ukončit. D. Nábor — Pokud se ucházíte o pracovní pozici v naší společnosti, zpracováváme Vaše osobní údaje za účelem posouzení Vaší žádosti, komunikace s Vámi v rámci náborového procesu, vyhodnocení vhodnosti pro danou pozici, a vedení související evidence. E. Právní povinnosti a ochrana práv — Osobní údaje můžeme zpracovávat, pokud je to nezbytné k plnění právních povinností, vedení účetních a daňových záznamů, ochraně našich právních nároků, výkonu našich práv, reakci na žádosti orgánů veřejné moci, a obraně proti sporům nebo zneužití.
5. Právní základy zpracování
Podle GDPR zpracováváme osobní údaje pouze tehdy, pokud k tomu máme platný právní základ, zejména: plnění smlouvy nebo provedení kroků před uzavřením smlouvy, plnění právních povinností, naše oprávněné zájmy (jako je obchodní komunikace, kybernetická bezpečnost, zlepšování našich služeb nebo ochrana našich práv), a souhlas, pokud je souhlas vyžadován. Pokud je zpracování založeno na oprávněném zájmu, vždy zvažujeme a vyvažujeme tento zájem s právy a svobodami dotčených osob.
6. Údaje zpracovávané v klientských projektech a AI systémech
V rámci poskytování našich softwarových produktů, AI nástrojů nebo zakázkových vývojových služeb může KnowYourData zpracovávat údaje jménem klientů. V takových případech je klient zpravidla správcem osobních údajů, KnowYourData vystupuje jako zpracovatel osobních údajů, a takové zpracování se řídí samostatnou smlouvou a případně také smlouvou o zpracování osobních údajů. Údaje klientů vložené do podnikových prostředí nepoužíváme pro nesouvisející účely, ledaže je to výslovně sjednáno, právně přípustné a řádně zdokumentované. Pokud naše systémy zahrnují analýzu, automatizaci, klasifikaci, extrakci nebo zpracování dokumentů na bázi AI, je takové zpracování realizováno v souladu se smluvními, technickými a organizačními zárukami odpovídajícími povaze daného projektu.
7. Sdílení osobních údajů
Osobní údaje můžeme sdílet pouze tam, kde je to nezbytné a přiměřené, zejména s: našimi zaměstnanci a spolupracovníky v rozsahu nezbytném pro výkon jejich činnosti, propojenými osobami v rámci skupiny KnowYourData je-li to relevantní, poskytovateli IT, hostingu, cloudových služeb, analytických nástrojů, CRM systémů, komunikačních, marketingových, náborových a odborných služeb, právními, účetními, daňovými nebo compliance poradci, a orgány veřejné moci, pokud to vyžaduje právní předpis. Od všech našich externích poskytovatelů služeb očekáváme, že zajistí odpovídající ochranu a bezpečnost osobních údajů. Osobní údaje neprodáváme.
8. Mezinárodní předávání údajů
V některých případech mohou být osobní údaje zpracovávány mimo Evropský hospodářský prostor (EHP), například pokud využíváme mezinárodní poskytovatele služeb nebo cloudovou infrastrukturu. Pokud k takovému předávání dochází, zajišťujeme odpovídající záruky, jako jsou například rozhodnutí o odpovídající ochraně, standardní smluvní doložky, nebo jiné zákonné mechanismy předávání údajů podle GDPR.
9. Doba uchovávání osobních údajů
Osobní údaje uchováváme pouze po dobu nezbytnou pro účely, pro které byly shromážděny, zejména: po dobu trvání našeho obchodního vztahu, po dobu potřebnou k vyřízení dotazů, po dobu náborového procesu a souvisejícího navazujícího období, po dobu stanovenou právními předpisy pro účetní, daňové a compliance účely, a po dobu nezbytnou k ochraně našich oprávněných zájmů a právních nároků. Jakmile osobní údaje již nejsou potřebné, vhodným způsobem je vymažeme nebo anonymizujeme.
10. Bezpečnost informací
Zavádíme odpovídající technická a organizační opatření k ochraně osobních údajů před neoprávněným přístupem, zpřístupněním, změnou, ztrátou nebo zničením. Taková opatření mohou v závislosti na okolnostech zahrnovat například řízení přístupů, oprávnění podle rolí, povinnosti mlčenlivosti, šifrování, zabezpečenou infrastrukturu, monitoring a logování, prověřování dodavatelů, a interní bezpečnostní postupy. Přístup k osobním údajům je omezen pouze na osoby, které je potřebují pro legitimní obchodní účely.
11. Vaše práva
V souladu s příslušnými právními předpisy můžete mít ve vztahu ke svým osobním údajům následující práva: právo na přístup k osobním údajům, právo na opravu, právo na výmaz, právo na omezení zpracování, právo na přenositelnost údajů, právo vznést námitku proti zpracování, právo kdykoli odvolat souhlas pokud je zpracování založeno na souhlasu, a právo podat stížnost u příslušného dozorového úřadu. Pokud chcete některé ze svých práv uplatnit, kontaktujte nás prosím prostřednictvím níže uvedených údajů.
12. Děti
Naše webové stránky, produkty a služby jsou určeny především pro obchodní a profesionální využití. Vědomě neshromažďujeme osobní údaje dětí.
13. Webové stránky a služby třetích stran
Naše webové stránky mohou obsahovat odkazy na webové stránky nebo služby třetích stran. Neodpovídáme za zásady ochrany soukromí ani obsah těchto třetích stran. Doporučujeme seznámit se s jejich vlastními zásadami ochrany soukromí.
14. Kontaktní údaje
Máte-li jakékoli dotazy týkající se těchto Zásad ochrany osobních údajů nebo způsobu, jakým zpracováváme osobní údaje, můžete nás kontaktovat na: KnowYourData s.r.o. Krocínova 3/333 Praha 1, 110 00 Česká republika E-mail: hello@knowyourdata.cz
15. Změny těchto Zásad ochrany osobních údajů
Tyto Zásady ochrany osobních údajů můžeme čas od času aktualizovat, aby odrážely změny v našem podnikání, technologiích, právních požadavcích nebo postupech zpracování osobních údajů. Aktuální verze bude vždy zveřejněna na našich webových stránkách spolu s datem její účinnosti.